Compras-Gastos¶
Finalidad¶
Compras‑Gastos es con respecto a los proveedores más o menos lo que ventas‑ingresos es con respecto a los clientes, así que en el tratamiento de este capítulo nos remitiremos con frecuencia al capítulo de ventas‑ingresos. No obstante, existen algunas diferencias que conviene matizar:
Ventas‑Ingresos está exclusivamente relacionado con clientes mientras que Compras‑Gastos, además de con los proveedores, también está relacionado con los empleados e incluso con proveedores no registrados como tales 1. Esto es debido a que, como bien indica su nombre, el formulario de compras también sirve para registrar los gastos y los gastos no sólo tienen lugar por compras de mercancías a los proveedores, sino que también pueden tener su origen en pagos de salarios y, además, normalmente el origen de los gastos es más variable que el de los ingresos, lo que ha motivado que se pueda registrar sin necesidad de tener dado de alta al destinatario del pago.
Esta diversidad de orígenes implica también la necesidad de clasificar los gastos en capítulos 2.
Procedimientos¶
Los procedimientos explicados al tratar el tema de Trabajos también son válidos para este capítulo. A ese punto nos remitimos.
Nuevo documento de compras¶
El procedimiento es idéntico al explicado al tratar este tema en Ventas‑Ingresos. La única diferencia es que si bien allí era obligatorio insertar el nombre del cliente para el que se iba a abrir el documento de ventas, aquí ha de insertar o bien un proveedor, un empleado o un suministrador no registrado.
Obtener datos¶
Al hacer clic en el botón “Obtener…” del diálogo “Nuevo documento de compras” aparece el cuadro de diálogo “Origen de datos para el documento” con la finalidad de poder crear un nuevo documento de compras utilizando los datos de otro u otros o los de uno o varios pedidos.
Procedimiento:¶
Indique de qué tabla desea obtener los datos.
Indique si es uno o de varios los registros que desea utilizar para generar el nuevo documento (por ejemplo, un pedido o varios albaranes)
Indique el documento o documentos de compras (o pedido/s) que desea utilizar
Marque el resto de opciones y haga clic en aceptar
Explicación de los controles:¶
Opciones de filtro:
Tomar datos de: La tabla que desea utilizar. Se corresponde con el primer paso del procedimiento.
Selección del origen: Para indicar si los datos los va a obtener de un documento en concreto (o pedido) o va a usar un rango de fechas entre los que buscar los documentos (o pedidos) para elaborar el nuevo documento.
Considerar sólo los marcados como: Un ejemplo: Cada documento de compras y cada pedido puede estar marcado como procesado o no procesado. Supongamos que en el caso de documentos de compras de tipo albarán este campo lo utiliza para indicar si se ha facturado o no y desea crear una factura de todos los albaranes no facturados.
Marcar el origen como: Siguiendo con el ejemplo anterior, esta opción nos servirá para automatizar el proceso. Todos los albaranes utilizados para crear el nuevo documento podremos marcarlos con la opción de procesados (facturados).
Opciones de presentación:
Incluir referencia del origen: Si está marcado, en el documento que se creará, al comienzo del detalle de cada documento en el que se base, indicará la procedencia de las demás líneas de detalle. Muy útil, por ejemplo, cuando quiera facturar varios albaranes. Creará una línea indicando el número y fecha del albarán antes de detallar los conceptos que lo componen. Cuando haya acabado, insertará una línea en blanco y repetirá la misma operación con el siguiente albarán…
Resumir: Resume el nuevo documento en función de la opción seleccionada.
Una línea por cada documento origen: En el primer caso creará un nuevo documento en el que únicamente se incluirán las referencias del origen (por ejemplo, si desea facturar los albaranes de un mes, en la factura se incluirá únicamente la referencia, número y fecha del albarán y su importe total): Albarán Nº tal, tanto importe, Albarán Nº cual, tanto, etc..
Una línea por cada producto 3: Este caso es similar, pero agrupando por productos (p.e., si en el origen existen dos albaranes en los que consta un mismo producto como detalle, en la factura, creará una sola línea para ambos, sumando importes y cantidades).
No resumir 4: En el tercer caso, se crearán tantas líneas de detalle en el nuevo documento como existan en los documentos de los que toma su origen, es decir, siguiendo con el ejemplo de los albaranes, repetirá el albarán (o albaranes).
Botón Aceptar: Para cerrar el cuadro de diálogo guardando las modificaciones efectuadas.
Botón Cancelar: Por si no desea utilizar un origen para el nuevo documento. Cierra el cuadro de diálogo sin guardar los cambios.
Otra información¶
Es importante que sepa que, en el caso de tomar los datos a partir de la tabla de pedidos a proveedores, automáticamente se harán modificaciones en el pedido de origen indicando allí el número de unidades recibidas y cambiando el estado del pedido según corresponda. De esta circunstancia, informa un mensaje.
Buscar documento¶
Como se puede apreciar, la similitud de los formularios de búsqueda en ventas‑ingresos y compras‑gastos es total. Esto ya nos indica que los procedimientos de trabajo son iguales también.
Únicamente conviene hacer un par de precisiones:
Proveedor, Empleado y Nombre Fiscal son campos que se contraponen: No tiene sentido filtrar por empleado y proveedor al mismo tiempo porque es imposible que haya algún documento de compras cuyo causante sea a la vez proveedor y empleado. Tampoco tiene sentido indicar un proveedor y su nombre fiscal, aunque en este caso sí es posible que sea el mismo.
La opción de incluir subcapítulos para las aplicaciones: Esta opción sólo tiene sentido si ha fijado como condición alguna aplicación. Marcado este campo en el filtro se incluirá la aplicación y los subcapítulos de que conste. Sin marcar se incluirán aquellas compras (gastos) que estén asignados expresamente a la aplicación seleccionada nada más.
Campos¶
Pestaña Emisor:¶
Contiene los datos del proveedor (o empleado) al que hemos de abonar el gasto.
Proveedor/Empleado: El nombre de la persona o entidad (proveedor/empleado…) que originó el gasto. No es editable 5.
Cód. Proveedor/Cód. Empleado: El código del proveedor o empleado. Utilice los botones situados a la derecha del código del proveedor para buscar un proveedor o un empleado registrados si desea cambiarlo.
Razón social: El nombre del emisor relacionado con el gasto registrado.
CIF: El Número de Identificación fiscal del proveedor.
Teléfono: Teléfono 6 del proveedor o empleado.
E-Mail: Dirección de correo electrónico del proveedor o empleado
Web: Dirección web del proveedor
Contacto: La persona de contacto predeterminado del proveedor
Dirección: La dirección postal del proveedor (o empleado)
CP: El código postal del domicilio del emisor
Localidad: Localidad del emisor.
Provincia: Provincia del domicilio postal del emisor.
País: País del domicilio del emisor.
Pestaña Documento:¶
Contiene los datos que definen el documento emitido (albarán, nota de pago, etc.) y otras propiedades.
Tipo Gasto: El tipo de documento de compras. Uno de los establecidos en la configuración)
Serie/Número: Es el número del documento justificante del gasto. No se debe confundir con la referencia del justificante que es el número que asigna WinPYME a cada nuevo justificante de gasto para su identificación.
Fecha: La fecha del documento.
Fecha de operación: Para registrar la fecha de la operación.
Fecha de recepción: Para registrar la fecha de recepción del documento.
Divisa: Indica la divisa en la que se valoran las líneas de detalle del documento.
% de variación: El porcentaje de variación se aplica sobre la suma neta de todos los productos. Puede ser positivo, con lo que se incrementaría el valor final del documento o negativo, con lo que se haría un descuento, reduciéndose la base imponible del documento.
% IRPF: El porcentaje de impuesto directo (IRPF…) a aplicar sobre el campo indicado a continuación (Total o Base Imponible).
Contabilizado: Indica si se ha pasado o no a contabilidad.
Procesado: Indica el estado en el que se encuentra el documento. Por ejemplo, marcado es que se ha facturado (si fuese un albarán) o que se ha contabilizado (si es una factura), etc.; sin marcar, que todavía está pendiente.
Bloqueado: Marcado, WinPYME no le permitirá hacer modificaciones. Es un elemento de seguridad, para evitar cambios accidentales en el registro.
Proyecto: Inserte aquí la referencia de un proyecto con el que quiera asociar el gasto/compra.
Almacén: Para indicar de qué almacén se toman los productos y llevar las actualizaciones de stock correctamente (si así se ha decidido en la configuración).
Aplicación: Es el epígrafe o capítulo de gasto. El destino que se le da. El libro de gastos que se emite para Hacienda, se desglosa según las categorías insertadas aquí.
Deducible: Si se trata de un documento con trascendencia fiscal (por ejemplo, factura) o no (por ejemplo, presupuesto). Es deducible totalmente, sólo para IVA o sólo para IRFP o no es deducible
Clave de operación: Valor determinante en los documentos con trascendencia fiscal. Sirve para determinar la clasificación de los gastos en la declaración del modelo 303.
S/Ref: Para señalar cualquier otra referencia para el gasto registrado.
Bien de inversión: Se trata de un bien de inversión o no (a efectos fiscales).
Descripción: Texto independiente para resumir las operaciones que se detallan en los conceptos del documento.
Cód Origen:: Inserta la referencia del documento o documentos en el que se basa el actual. Esta referencia es de sólo lectura y la inserta automáticamente WinPYME si cuando creó el documento, utilizó el botón Obtener del diálogo Crear nuevo documento.
Pestaña Vencimientos:¶
Nos remitimos a lo dicho al hablar sobre esta misma pestaña en los documentos de ventas‑ingresos.
Pestaña Observaciones¶
Nos remitimos a lo dicho al hablar sobre esta misma pestaña en los documentos de ventas‑ingresos.
El cuadro de conceptos¶
Nos remitimos a lo al hablar sobre este mismo apartado en los documentos de ventas‑ingresos. Las únicas diferencias son que:
Cuando allí hablamos de precios e importes de venta, aquí se está haciendo de compra.
Si como origen de la compra se utilizó un pedido, cualquier cambio en las cantidades de esta compra tendrán su reflejo en los valores establecidos en el campo “Recibido” del pedido.
Código/Concepto: Este desplegable contiene una lista de los productos registrados marcados para utilizar en los documentos de ventas. Inserte el código o el nombre del producto que desea añadir al trabajo seleccionado. Si el producto está registrado en la tabla de productos y así lo ha establecido en la configuración de la aplicación, el programa actualizará el stock de almacén y le avisará si las existencias resultantes quedan por debajo del mínimo establecido.
Cdad: Unidades de producto. Se admiten valores decimales.
Largo, Ancho y Alto: Pueden utilizarse como unidades de valoración adicional o con un valor informativo, según su configuración. Su denominación también es configurable.
U.M.: La unidad de medida utilizada. Es un campo con valor informativo.
Precio: Precio de cada unidad de producto
Importe: Importe (Cantidad X Precio [X Largo] [X Ancho] [X Alto]). El importe también se puede establecer globalmente (sin necesidad de señalar los valores que lo forman ‑aunque sí puede poner alguno de ellos‑), pero entonces es necesario que no figure el precio de la unidad.
Dto: Porcentaje de descuento que desea aplicar al producto. Si el descuento es negativo (‑10% por ejemplo) el importe total se incrementará en ese porcentaje.
Total: Este control es de sólo lectura y es el resultado de multiplicar el Importe por el porcentaje de Dto.
% IVA: El porcentaje de Impuesto Indirecto 1 (IVA, IGIC…) que se aplica al producto. Sólo puede ser uno de los señalados al configurar la aplicación.
% RE: Igual, con respecto al segundo impuesto Indirecto (RE…).
PVP: Este control es de sólo lectura y es el resultado de añadir al precio, la cuota de impuestos indirectos (IVA, RE…).
IVP: Este control es de sólo lectura y es el resultado de añadir al importe total, la cuota de impuestos indirectos (IVA, RE…).
Fecha: Puede ser, por ejemplo, la fecha de emisión del albarán o cualquier otra fecha que desee establecer para el concepto. Sólo tiene valor informativo, ya que, a efectos de contabilizar el importe para estadísticas, la fecha que se considera es la fecha del documento (en la pestaña Documento)..
Tabla: La tabla a la que se refiere. Un valor del 1 al 4 que representa respectivamente a las tablas Trabajos, Ventas-Ingresos, Compras-Gastos y Pedidos. Complementa al control anterior para el sistema de trazabilidad.
Origen: La referencia del documento (o documentos) que se considera el origen de este concepto. Útil para el sistema de trazabilidad.
Lote: El código, número o texto que identifica la característica especial a considerar para el stock detallado del almacén. Sirve también para la gestión del sistema de trazabilidad.
Fecha Caducidad/Fabricación: Útil para el control detallado de stock, afecta también al sistema de trazabilidad 7. Determinar si la fecha a considerar es la de caducidad o fabricación también se configura en el menú Configuración->Opciones…
Ítem: WinPYME dispone de la posibilidad de crear grupos de conceptos. Esta agrupación se realiza mediante este campo. No importa el valor que señale aquí. Lo que sí le interesa saber es que puede imprimirse si lo desea, que el orden de impresión vendrá determinado en primer lugar por este campo y que puede, si así lo marca en la configuración, imprimir subtotales por cada grupo de conceptos. WinPYME, de forma automática, insertará el valor del último ítem registrado; así, cambiar de grupo sólo es necesario hacerlo al registrar el primer concepto de cada grupo.
Orden: Señale aquí, si lo desea, el orden en que quiere que aparezcan en el documento los distintos conceptos (agrupados primeramente por el campo Item). Este número de orden no tiene por qué ser correlativo. Puede insertar el número que quiera; puede ir salteado, puede haberlos repetidos, no importa. Sólo es interesante para forzar a que algún concepto en concreto salga antes que otro; Señale con un número menor el que quiere que aparezca antes en el documento.
Trabajo: Puede añadir cada concepto a la ficha de productos de un determinado trabajo indicando la referencia del trabajo al que se asigna.
Imagen: Ruta de la ubicación de una imagen a añadir a la línea.
- 1
Puede registrar una compra (un gasto) de un suministrador ocasional al que no desee registrar como proveedor.
- 2
Compras de mercaderías, gastos d personal, de seguridad social, impuestos, gastos financieros, etc.
- 3
Sea prudente usando esta opción de resumen si ha seleccionado la opción de tomar el origen a partir de varios documentos porque en este supuesto no se considera el porcentaje de variación global del documento (vea más adelante en este mismo capítulo, la descripción de los campos disponibles) ya que puede ser distinto de unos documentos de origen a otros.
- 4
Idem.
- 5
El nombre y el código del proveedor (o empleado) se obtienen directamente de sus respectivas fichas. No son editables de forma directa en este control, aunque sí lo son mediante el uso de los botones situados a la derecha del Cód proveedor (o empleado). El botón Quitar código sirve para quitar la asociación con un proveedor/empleado registrado posibilitando registrar un gasto ocasional
- 6
El teléfono y los siguientes datos (e-mail y web y contacto) se obtienen directamente de la ficha del proveedor o empleado. No son editables.
- 7
WinPYME utiliza esta fecha para saber qué producto ha de apuntar en las salidas. En el sistema de trazabilidad, anota primero los productos con una fecha anterior.