Tablas auxiliares

Las tablas auxiliares permiten delimitar los valores a utilizar en determinados campos de las tablas maestras y principales y, a la vez (en algunas de ellas), sentar otros parámetros para los registros de estas tablas.

Se accede a ellas, con carácter general, desde la pestaña Configuración->Tablas Auxiliares, pero también, haciendo doble clic en los controles de otros formularios en los que tiene la posibilidad de indicar el dato para el que sirven de tabla auxiliar. Por ejemplo, puede hacer doble clic en cualquier punto donde pueda especificar una divisa y se abrirá la tabla auxiliar de divisas

Los procedimientos son idénticos en todas ellas:

  • Para añadir un registro nuevo, sitúese en la última fila y añada los datos que desee.
  • Para modificar un registro, sitúese sobre el dato que desea modificar y cámbielo.
  • Para eliminar un registro, sitúe el puntero del ratón sobre el selector del registro y, en cuanto adopte forma de flecha hacia la derecha, haga clic. A continuación presione la tecla Supr.

Tipos de trabajos

Permite clasificar los trabajos a realizar.

Herramientas

La finalidad es registrar las distintas máquinas (herramientas) disponibles para usar en los trabajos y poder así controlar los precios e importes tanto de costo como de facturación de los tiempos empleados no sólo a partir del trabajador que lo ha hecho sino también de la máquina que ha utilizado.

Los campos disponibles:

  • ID: La clave que identifica cada herramienta. El tipo de dato admitido es alfanumérico de hasta diez caracteres.
  • Nombre: La denominación de la herramienta.
  • Costo: El precio/hora de costo que supone el uso de la máquina. Se utiliza para presentar el cálculo de los costos en que se incurre en un trabajo.
  • Facturación: El precio/hora al que se desea, de forma predeterminada, facturar los tiempos de trabajo en los que se use la máquina. Sobre la ficha de cada trabajo podrá modificarlo, si lo desea.
  • Divisa: La divisa en la que se valoran los dos campos anteriores.

Operaciones en Trabajos

Sirve para codificar las distintas posibles operaciones que se pueden realizar en un trabajo y poder así establecer los precios e importes tanto de costo como de facturación que le corresponden a un determinado trabajo no sólo a partir de los tiempos empleados por el trabajador/máquina utilizada sino en función del número de piezas hechas durante el proceso codificado aquí.

  • Clave: La clave que identifica cada operación. El tipo de dato admitido es alfanumérico de hasta cinco caracteres.
  • Descripción: La denominación de la operación.
  • Precio coste (empleado): La parte del coste por pieza que corresponde al empleado que realiza la operación.
  • Precio coste (otros): Otros costos que supone la producción de una pieza.
  • Precio Facturación: El precio por pieza que, de forma predeterminada, se incluirá como precio de facturación en el trabajo para el que se haga esta operación. Sobre la ficha de cada trabajo podrá modificarlo, si lo desea.
  • Precio fijo: El precio marcado será un precio fijo por pieza con independencia del tiempo empleado en su realización. Esto supone que cuando incluyamos esta operación en un trabajo, en principio, WinPYME sólo considerará los valores de la operación sin importarle los correspondientes al tiempo empleado, aunque manualmente se podrán modificar.
  • Divisa: La divisa en la que se valoran los campos relativos al precio.

Tipos de Horas de Trabajo

Tiene como fin codificar precios estándar de facturación de cada hora de trabajo correspondiente al personal en función del trabajo realizado y no del trabajador que lo hace. Así es posible establecer valoraciones de trabajo en función de categorías y asignar, de forma predeterminada, ese valor por hora a cualquier trabajo, con independencia del trabajador que lo haya hecho.

  • Clave: La clave que identifica cada tipo de hora. El tipo de dato admitido es alfanumérico de 1 carácter.
  • Descripción: La denominación de la operación.
  • Precio Facturación: El precio por hora que, de forma predeterminada, se incluirá como precio de facturación en el trabajo para el que se seleccione este tipo de hora. Sobre la ficha de cada trabajo podrá modificarlo, si lo desea.
  • Precio Coste: En los trabajos, el sistema asigna automáticamente el precio de facturación en función del tipo de hora, pero no puede saber cuál es el coste asignado al trabajador que lo hace, al ser este independiente del trabajador. Tampoco puede fijarse aquí el precio de coste ya que este depende del trabajador y la finalidad de esta tabla es precisamente fijar un precio de mano de obra con independencia del trabajador que haga el trabajo. Por eso, lo que se indica aquí es con qué tipo de hora se ha de relacionar para que WinPYME sepa cuál es el precio de coste a considerar.
  • Divisa: La divisa en la que se valoran los campos relativos al precio.

Documentos de ventas

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La finalidad de esta tabla auxiliar es indicar los tipos de documentos de ventas que desea utilizar (factura, albarán, presupuesto, pedido de cliente, nota de entrega, etc.). Cada tipo llevará una numeración independiente y única por cada año y actividad.

Los campos disponibles son:

  • Tipo: La clave que identifica cada tipo de documento. No puede modificarse el documento 0 (Factura) ni en el 1 (Presupuesto). El tipo de dato admitido es alfanumérico de hasta tres caracteres.
  • Descripción: El texto que explica de qué tipo de documento se trata.
  • Stock: Para controlar los movimientos de almacén (las existencias de productos). Si está marcado, cada modificación que hagamos en las líneas de detalle del documento en cuestión, podrá afectar al stock de almacén. Si no, el número de existencias no variará. Es conveniente que vea las particularidades de cómo se ha automatizado en WinPYME el proceso de actualización del almacén.
  • Prefijo: Para añadir un prefijo al número de documento (no confundir con el Nº de Serie que se añade por cada actividad). Se puede insertar texto literal o el texto contenido en un campo[1]. WinPYME considerará el texto entre corchetes como el nombre de un campo de la base de datos e insertará el valor contenido en ese campo. El resto del texto lo considera como valor literal y lo insertará literalmente. Los nombres de campo que puede utilizar son los que se listan a continuación[2], algunos de poca utilidad, pero los listamos de todas formas ya que puede, a pesar de todo, utilizarlos:
    • NIF: El número o código de identificación fiscal del cliente.
    • Cliente: El nombre del cliente.
    • Nombre_Fiscal: El nombre fiscal del cliente.
    • ID_Idioma: El código del idioma establecido para el cliente.
    • Facturacion_Direccion: La dirección del cliente.
    • Facturacion_CP: El código postal de la dirección del cliente.
    • Facturacion_Localidad: La localidad del domicilio del cliente.
    • Facturacion_Provincia: La provincia donde radica el domicilio del cliente.
    • Facturacion_Pais: El país del cliente.
    • CCC: Los dígitos de la cuenta bancaria del cliente.
    • ID_Fra: La referencia del documento, nuestra referencia.
    • Actividad: El código de la actividad con la que se está trabajando.
    • Año2: Los dos últimos dígitos del año del documento.
    • Año: Los cuatro dígitos del año del documento.
    • Tipo: El código que identifica el tipo de documento.
    • Numero: El número del documento.
    • Fecha: La fecha del documento.
    • ID_Cliente: El código del cliente.
    • ID_Trabajo: La referencia del documento/s o trabajo/s en que se ha basado el documento.
    • SRef: La referencia dada por el cliente para el documento (obtenida del campo S/Ref)
    • Variacion: El porcentaje de variación del documento[3].
    • Divisa: El código ISO de la divisa utilizada en el documento.
    • Divisa2: El código ISO de la segunda divisa.
    • Descripcion: La descripción del tipo de documento (Factura, Albarán, etc.)
    • Forma_Pago: La descripción de la forma de pago.
    • ID_Almacen: El código del almacén al que se han asignado los movimientos del documento en cuestión.
    • ID_Proyecto: La referencia del proyecto en el que se incluye el documento.
  • Nº Dígitos: El número de dígitos que desea para el número de documento. Por ejemplo si desea que el número de factura se imprima con el formato 00056, deberá indicar en este campo 5. Un valor cero (0) implicará que no se imprima el número.
  • Sufijo: La utilidad de este campo es la misma que la del prefijo pero para después del número.
  • Añadir características: Con esta opción seleccionada, al insertar un concepto en un documento de ventas del tipo en cuestión, añadirá, además de la descripción del documento, en una línea adicional las características establecidas en la tabla de productos.
  • Descripción extensa: Si desea que WinPYME introduzca la descripción extensa en vez de la descripción corta de un producto marque esta casilla[4].
  • Archivo: En caso de querer imprimir un documento externo a la vez que se imprime el documento de WinPYME, indique en este lugar la ruta completa de ese fichero[5].
[Sugerencia]
Doble clic sobre el cuadro correspondiente para abrir el diálogo de búsqueda con el que seleccionar entre sus discos y carpetas el fichero deseado.
Si añade el sufijo “_BD” (sin las comillas), estará indicando a WinPYME que el archivo en cuestión necesita usar la base de datos para introducir texto personalizado para el documento en cuestión[6].

Estados para documentos de ventas

Esta tabla permite configurar diferentes estados para cada tipo de documento que posteriormente se podrán asignar a los documentos de ventas. Se trata del complemento específico para los controles genéricos Procesado, Contabilizado y Bloqueado (que también permiten determinar un estado para cada documento).

Los campos disponibles son:

  • Seleccionar tipo de documento: Los estados que se muestran son los correspondientes al tipo de documento indicado en este control. Puede indicar estados diferentes para cada tipo de documento de ventas.
  • Código Estado: La clave que identifica cada tipo estado. El tipo de dato admitido es alfanumérico de hasta dos caracteres.
  • Estado: La descripción del estado.
  • Predeterminado: La finalidad es indicar cuál es el estado con el que se crea un nuevo documento[7].

Documentos de compras

La finalidad es indicar los tipos de documentos de compras que desea utilizar (factura, albarán, etc.).

Estos son los campos disponibles:

  • Tipo: La clave que identifica cada tipo de documento. El tipo de dato admitido es alfanumérico de hasta tres caracteres.
  • Descripción: El texto que explica de qué tipo de documento se trata.
  • Stock: Al igual que en el caso de los documentos de ventas, sirve para controlar los movimientos de almacén (las existencias de productos). Si está marcado, cada modificación que hagamos en las líneas de detalle del documento en cuestión, afectará al stock de almacén. Si no, el número de existencias no variará. Puede interesarle ver las particularidades de cómo se ha automatizado en WinPYME el proceso de actualización del almacén.
  • Stock inverso: Lo normal es que al registrar compras se genere un aumento del stock de almacén, pero si puede desear registrar la entrada de un producto fabricado por su empresa que, a su vez, necesitar dar de baja los componentes con los que se ha hecho.
  • Controlar Num: Marque esta casilla si desea que se controle la numeración de los documentos de compras. Quite la marca en caso contrario. Controlar la numeración supone que WinPYME verificará si el número insertado es el siguiente al último existente, avisándole en caso contrario por si desea cambiarlo.
  • Deducible: El dato señalado aquí se utilizará como valor predeterminado en cada nuevo documento de compras que se genere[8]. Por lo tanto, para listados y libros de Hacienda no se considera este dato sino el existente en el propio documento de compras.

Grupos de pedidos

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Puede clasificar los pedidos en tantos grupos como desee. La numeración de pedidos será independiente para cada grupo que se cree. Los grupos posibilitan también el que la numeración de los pedidos pueda llevar un prefijo y/o un sufijo. Si no desea trabajar con grupos de pedidos puede hacerlo, pero no podrá, entonces, establecer un prefijo/sufijo al número ni tendrá control sobre el formato de impresión del pedido (disposición de los campos, columnas a incluir, su anchura y orden).

Campos disponibles:

  • Tipo: La clave que identifica cada grupo de pedidos. Es cualquier texto o número de hasta diez caracteres.
  • Descripción: Un texto explicativo para el grupo de que se trata.
  • Prefijo: Es válido lo dicho anteriormente al hablar de los tipos de documentos de ventas (puede usar texto literal o nombres de campo entre corchetes). Sólo cambian los nombres de campo que puede utilizar. Son:
    • NIF: El número o código de identificación fiscal del proveedor.
    • Proveedor: El nombre del proveedor.
    • Facturacion_Direccion: La dirección del proveedor.
    • Facturacion_CP: El código postal de la dirección del proveedor.
    • Facturacion_Localidad: La localidad del domicilio del proveedor.
    • Facturacion_Provincia: La provincia donde radica el domicilio del proveedor.
    • Facturacion_Pais: El país del proveedor.
    • CCC: Los dígitos de la cuenta bancaria del proveedor.
    • ID_Fra: La referencia del pedido. Cada pedido, con independencia del grupo al que pertenezca o del tipo de pedido de que se trate tendrá un número único que lo identifica.
    • Año2: Los dos últimos dígitos del año del pedido.
    • Año: Los cuatro dígitos del año del pedido.
    • Número: El número del pedido.
    • Tipo_Documento: El código que identifica el tipo de pedido (Pedido en firme, Solicitud de oferta).
    • Clase: El valor del campo tipo, el código que identifica cada grupo de pedidos.
    • Fecha: La fecha del pedido.
    • ID_Proveedor: El código del proveedor.
    • Envio_Destinatario: Dirección de envío: Nombre del destinatario.
    • Envio_Direccion: Dirección de envío: Calle, Número, Piso...
    • Envio_CP: Dirección de envío: Código Postal.
    • Envio_Localidad: Dirección de envío: Nombre de la localidad.
    • Envio_Provincia: Dirección de envío: Provincia.
    • Envio_Pais: Dirección de envío: País.
    • Envio_Telefono: Dirección de envío: Teléfono.
    • Variacion: El porcentaje de variación del pedido.
    • Divisa: El código ISO de la divisa utilizada en el pedido.
    • TipoFra: La descripción del tipo de pedido (Pedido de material, Solicitud de oferta).
    • Forma_Pago: La descripción de la forma de pago.
    • ID_Proyecto: La referencia del proyecto en el que se incluye el documento.
    • usr2: Los dos primeros caracteres del nombre del usuario actual de la aplicación.
  • Nº Dígitos: El número de dígitos que desea para el número de documento. Por ejemplo, si desea que el número de pedido se imprima con el formato 00056, deberá indicar en este campo 5. Un valor cero supone que no se imprimirá el número. Un valor 1 no indica que no se puedan imprimir los valores con más de un dígito, sino que nunca se añadirá un cero a la izquierda.
  • Sufijo: La utilidad de este campo es la misma que la del prefijo, pero para después del número.
  • Fichero (Tipo): Tipo de información a exportar
  1. Datos globales del pedido: una línea por cada pedido.
  2. Detalle del pedido: Se crea una línea por cada registro de conceptos. Se incluye, además, información general del pedido.
  • Fichero (Exportar): Ruta completa del fichero al que desea exportar el pedido al imprimir. Con doble click se abre el diálogo para búsqueda del fichero a utilizar en el sistema. El tipo de exportación depende de la extensión asignada al fichero. Extensiones posibles son: mdb, accdb, xls, xlsx, doc, rtf, txt. Si se trata de un fichero correspondiente a las dos primeras extensiones (bases de datos Access) debe ser un fichero que exista previamente. En el resto de los casos, si el fichero no existe, lo creará en el momento de exportarlo.
  • Fichero (Abrir): Ruta completa de un fichero que desee abrir al imprimirlo.

Almacenes

Para indicar con qué almacenes quiere trabajar.

Formas de envío

Se establece la lista de formas de envío disponibles.

Categorías de productos (Familias)

Puede establecer aquí las distintas familias y subfamilias (hasta diez niveles) que desea utilizar para clasificar los productos (artículos) de sus almacenes.

Se considera una subfamilia aquella cuyo código comienza por la misma letra o número; por ejemplo:

ID Categoría Categoría
1 Calefacción
11 Calderas
111 Eléctricas
112 Gas-oil
2 Fontanería
21 Cerámica
22 Grifería

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En este ejemplo, las categorías Grifería y Cerámica son subcategorías de Fontanería. Calderas es una subcategoría de Calefacción y Gas-Oil y Eléctricas son subcategorías de la subcategoría Caderas

Tipos de productos

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Finalidad: Poder limitar la lista de conceptos a aquellos tipos de productos más adecuados según el tipo de formulario en el que se vaya a trabajar

Los formularios de Trabajos, Ventas-Ingresos, Compras-Gastos y Pedidos disponen de una tabla en la que insertar los conceptos. Aunque puede insertar cualquier texto para señalar un concepto, este campo es una lista desplegable que muestra la relación de productos registrados en la base de datos. Mediante esta opción puede indicar qué tipos de productos se deben incluir en esta lista dependiendo del formulario en el que se tenga que mostrar (formularios de clientes: Trabajos y Ventas y formularios de proveedores: Compras y pedidos). La columna Otros conceptos sirve para delimitar los conceptos que se listan en la pestaña Otros conceptos del formulario de Trabajos.

Divisas

WinPYME es multidivisa. Aquí establece las divisas con las que desea trabajar y las relaciones entre ellas para poder convertir los valores de una a otra. Le permitirá imprimir cualquier informe en cualquier divisa, con independencia de la utilizada para su valoración.

  • ISO: La clave que identifica de forma única cada divisa. Es cualquier texto o número de hasta tres caracteres.
  • Divisa: Un texto explicativo para la divisa; su denominación. A la hora de seleccionar la divisa en otras partes del programa en que pueda hacerlo, será el texto que vea.
  • Abreviado: La denominación de forma abreviada.
  • Base: La valoración de la divisa en relación a una base. La base puede ser cualquier divisa, incluso una no considerada entre las que vaya a utilizar. Este campo sólo tendrá sentido si utiliza varias divisas en la aplicación para convertir los valores de una a otra cuando ud. desee hacerlo.
  • Dec. Cdades.: El número de decimales a utilizar en cantidades.
  • Dec. Precios: El número de decimales para las valoraciones de precios.
  • Dec. Importes: El número de decimales para los importes (excepto los totales).
  • Dec. Totales: El número de decimales para los totales. Si no se indica nada, se considerará el establecido para Importes.
  • Género: Para los valores en formato de texto, se indica aquí el género del texto a usar. Así, se puede generar el importe en texto en función del género de la divisa; por ejemplo, treinta y uno, treinta y una.

Formas de pago

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Puede señalar aquí las formas de pago con las que desea trabajar, tanto para los cobros a sus clientes como para los pagos a los proveedores.

Campos:

  • Forma: La clave que identifica a cada forma de pago. Ha de ser un valor alfanumérico único de, cómo máximo, tres caracteres para cada forma.
  • Descripción: El texto que explica la forma de pago de que se trata.
  • Código FE: El código para facturación electrónica de acuerdo con la siguiente lista:
    • 01 Al contado
    • 02 Recibo Domiciliado
    • 03 Recibo
    • 04 Transferencia
    • 05 Letra Aceptada
    • 06 Crédito Documentario
    • 07 Contrato Adjudicación
    • 08 Letra de cambio
    • 09 Pagaré a la Orden
    • 10 Pagaré No a la Orden
    • 11 Cheque
    • 12 Reposición
    • 13 Especiales
    • 14 Compensación
    • 15 Giro postal
    • 16 Cheque conformado
    • 17 Cheque bancario
    • 18 Pago contra reembolso
    • 19 Pago mediante tarjeta
  • Banco C: Indica la relación existente entre la forma de pago y la necesidad de conocer el número de cuenta bancario en los documentos de ventas. Tres opciones:
  • No se necesita conocer una cuenta (por ejemplo, pago al contado)[9].
  • Se necesita conocer la cuenta del cliente (por ejemplo, si la forma de pago es domiciliación bancaria). Con esta opción, cuando proceda (por ejemplo, al seleccionar para un documento una forma de pago con esta opción), WinPYME comprobará que en la ficha del cliente conste el número de cuenta. Si no consta, nos avisará de esta circunstancia.
  • Se necesita conocer nuestro número de cuenta (por ejemplo, en transferencias).
  • Banco P: El fundamento es idéntico al de Banco C, pero con respecto al proveedor.
  • Nº Pagos: El número de pagos de que se compone la forma seleccionada. Se utiliza por el programa cuando ud. le pida que inserte los vencimientos para un determinado documento de ventas o de compras.
  • Ult. plazo: Es el número de días que han de transcurrir entre la fecha del documento y el último pago. Si desea que se fijen por meses completos (de fecha a fecha) utilice múltiplos de treinta. Por ejemplo, un documento fechado el 31 de enero con forma de pago cuyo último plazo está fijado a 30 días y como Nº Pagos se ha establecido un único pago, vencerá el 28 ó 29 de febrero (dependiendo de si es bisiesto o no). Si en Nº Pagos se ha señalado 3 y Ult. plazo como 90, al insertar los vencimientos (mediante el botón Insertar Vencimientos) dividirá el importe total en tres partes iguales y los vencimientos serán el 28/29 de febrero, el 31 de marzo y el 30 de abril
  • Estado V-I: El estado que, de forma predeterminada, se asigna a los registros de vencimientos cuando se crean automáticamente desde el botón “Insertar Vencimientos” en los documentos de ventas. Si no se indica nada, el estado a asignar será 1 (Pendiente).
  • Estado C-G: Igual que Estado V-I, pero con respecto a los documentos de compras.
  • Contabilidad[10]: El número de subcuenta[11] a la que irán los apuntes de pagos y cobros realizados con la forma de pago seleccionada.

Capítulos de gastos

Puede establecer aquí los grupos y subgrupos[12] (hasta diez niveles) que desea utilizar para clasificar los gastos.

  • Código: La clave que identifica cada capítulo de gastos. Ha de ser un valor alfanumérico único de, cómo máximo, diez caracteres para cada código.
  • Descripción: El texto que define la aplicación a la que se puede destinar un gasto.
  • Contabilidad: La misma funcionalidad y con los mismos requisitos que el control Contabilidad de Formas de pago: Es el número de subcuenta a la que irán los apuntes de pagos y cobros realizados con el capítulo de gastos utilizado en los documentos de compras.

Idiomas

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WinPYME le permite trabajar con múltiples idiomas (hasta diez). La configuración de idiomas se compone de dos partes. Por una indicar la denominación de los idiomas que desee usar (francés, alemán, portugués, gallego, etc...) y por otra definir el diccionario.

Puede acceder desde la pestaña Configuración->Tablas maestras o haciendo doble clic en los controles de los formularios en los que tiene la posibilidad de indicar el idioma (por ejemplo, desde el formulario de Clientes). Con la primera opción, accede al diccionario. Con la segunda accede a la lista de idiomas disponibles. Desde el diccionario también puede acceder a la lista de idiomas.

Procedimientos:

En el diccionario no es posible ni añadir ni eliminar registros. Puede definir los textos de los distintos registros en tantos idiomas como figuren en la Lista de Idiomas (a la que accede desde el botón Editar Idiomas). Para ello, para definir el texto deseado, sitúe el cursor en la celda deseada y escriba la traducción al idioma del valor a configurar de la columna primera.

Observe que los valores a configurar son diferentes en función del informe seleccionado en el cuadro de lista “Seleccionar informe” ya que lo que aquí se define son las etiquetas de datos que aparecerán en los informes de ventas, de compras y de pedidos a proveedores para permitir mostrarlos íntegramente en el idioma deseado según lo que conste en la ficha de los destinatarios (clientes y proveedores).

Para eliminar un idioma de la lista de idiomas sólo es necesario borrar su nombre. Para añadir uno, sólo ha de escribirlo a continuación del último. Cambiar el nombre de un idioma es posible, pero ello no va a suponer que los textos establecidos para el idioma original vayan a cambiar[13].

La tabla de productos permite (no obliga) insertar las descripciones, tanto cortas como extensas, de los productos en tantos idiomas como tenga configurados en la lista de idiomas, actuando así como diccionario.

[1]Por ejemplo, si desea que se muestre la letra A antes del número de factura, ha de escribir en este campo “A” (sin las comillas). Si desea que las facturas se impriman con los dos últimos dígitos del año antes del número deberá escribir [Año2] (incluyendo los corchetes)
[2]Los campos se obtienen fundamentalmente de la tabla de Clientes y de la de Ventas-Ingresos
[3]El porcentaje de variación se aplica sobre la suma de los conceptos de un documento.
[4]El hecho de marcar esta casilla no obliga a introducir en la tabla de productos una descripción extensa (además de la corta) por cada producto. En los documentos de ventas, WinPYME tratará de insertar la descripción extensa cuando así esté configurado y tratará de que sea en el idioma del cliente; Si no existe, procederá a insertar la descripción corta en el idioma del cliente; Si tampoco se ha fijado la descripción corta en el idioma del cliente, intentará insertar la extensa en el idioma predeterminado y, finalmente, en caso de que esta no exista, insertará la descripción corta del idioma predeterminado.
[5]Por ejemplo, imaginemos que siempre que entrega un presupuesto, quiere que junto con el presupuesto vaya un anexo con las condiciones generales en las que se ofrece. Este anexo podría ser un documento de Word. Aquí puede indicar la dirección de ese archivo para que WinPYME lo abra en el momento de ver/imprimir el presupuesto.
[6]Imaginemos que el anexo del que hablamos en la nota anterior no sea un texto de condiciones generales estándar, sino que incluye referencias a la base de datos, por ejemplo, para insertar el número de presupuesto, nombre del cliente, etc. Entonces, añada el sufijo “_BD” y WinPYME se encargará de crear la tabla correspondiente en formato RTF para que Word pueda combinar la información sin problemas. El archivo RTF que contendrá la información a usar estará ubicada en la misma carpeta en la que esté el archivo a abrir y se nombrará tomando los cinco primeros caracteres del nombre del principal seguido del sufijo “_BD” y con la misma extensión. Por ejemplo: Si el archivo a abrir es “C:\WINPYME6\COMPLEMENTOS\PRESUPUESTOS_CONDICIONESGENERALES.DOC”, el archivo con la información a utilizar que genera automáticamente WinPYME será “C:\WINPYME6\COMPLEMENTOS\PRESU_BD.DOC”
[7]Partiendo de que para los presupuestos, por ejemplo, tenemos como posibles estados “aceptado, rechazado y pendiente”, cuando cree un nuevo presupuesto es probable que desee que se marque automáticamente como pendiente. Este sería pues el estado predeterminado.
[8]Por supuesto, por tratarse de un valor predeterminado, podrá cambiarlo para un determinado documento. Por ejemplo, el albarán normalmente no se considera deducible a efectos de Hacienda. Quitamos la marca, por tanto, de esta casilla. Cuando genere un nuevo albarán este no se considerará, pero si desea que ese albarán en concreto sea deducible, sólo tiene que marcarlo en el propio documento.
[9]En el caso de la primera opción, WinPYME considerará que el número de cuenta no es relevante y no lo imprimirá en los documentos de ventas aún cuando esté establecido en la ficha del cliente (o en la configuración de los datos de la empresa) y se haya indicado en la configuración del documento que se muestre el número de cuenta. Esto es así por motivos de seguridad (No mostrar datos sensibles de nuestros clientes en los documentos si no son necesarios) y claridad (¿para qué se va a mostrar información que no se necesita?).
[10]Se establece como dato obligatorio para garantizar un correcto traspaso a Contabilidad. Si no tiene previsto utilizar esta función igualmente deberá cubrir este valor, aunque en ese caso no importará el dato que introduzca.
[11]Dese cuenta de que algunos programas de contabilidad exigen un número fijo de dígitos para las subcuentas. WinPYME no puede verificar este hecho, por lo que esta verificación queda bajo la responsabilidad del usuario.
[12]La explicación de cómo se gestionan los distintos subgrupos en WinPYME puede verse al hablar de categorías de productos en este mismo capítulo de configuración.
[13]Por ejemplo, en la imagen del diccionario se observa que la tercera columna corresponde al francés. Si en la lista de idiomas cambia Francés por Catalán, en el diccionario cambiará el título de la columna pero no las definiciones dadas, que seguirán estando en francés. Será preciso, si así lo desea que cambie también las definiciones dadas allí.