Enviar documentos de ventas y pedidos por correo electrónico

Permite el envío de un mensaje de correo electrónico con un documento de ventas o con un pedido a un proveedor como fichero adjunto en formato PDF.

El envío se produce a la dirección (o direcciones separadas por punto y coma) que figuren en las correspondientes fichas de clientes y proveedores.

Para poder enviar correos es necesario que esté instalado Microsoft Net Framework en, al menos, su versión 3.5. Si no fuera así, aparecerá el siguiente mensaje cuando se intente enviar.

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Si fuese el caso, será necesario descargar e instalar esta versión de Microsoft Net Framework (o una superior). Puede hacerlo desde la web de Microsoft (el enlace al que apunta podría cambiar en el futuro).

Procedimiento:

  1. Indique la tabla de documentos que desea usar,
  2. Seleccione, en el bloque de “Filtrado de datos”, el tipo de documento.
  3. Establezca, si lo desea, las demás opciones de filtrado, para reducir el número de registros de la lista y poder seleccionar más fácilmente aquellos documentos que quiere enviar por e-mail.
  4. Señale el documento o documentos de ventas (o pedido/s) que desea utilizar.
  5. Marque el resto de opciones (sólo es necesario la primera vez que haga uso de la utilidad) y haga clic en Enviar.

Explicación de los controles

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  • Tabla de documentos: Indique aquí si lo que desea enviar es un documento de ventas o un pedido a un proveedor.
  • Opciones de filtro: En este bloque puede seleccionar los documentos a enviar
    • Tipo documento: Para seleccionar el tipo de documento de ventas o el grupo de pedidos a considerar. Es un dato obligatorio.
    • Cliente/Proveedor: Para que la lista de documentos se limite a los de un determinado cliente (documentos de ventas) o proveedor (pedidos).
    • Ref.: Para que la lista se limite a los documentos incluidos en un determinado rango de referencias (desde-hasta). Si omite el control Desde, se mostrarán las que sean menores que el dato incluido en Hasta y si se omite el valor de Hasta se incluirán todas las referencias a partir de la indicada en el campo Desde.
    • Fecha: El funcionamiento es idéntico al campo Ref., pero relativo a la fecha del documento.
    • Botones Seleccionar todo/deseleccionar todo (los situados a la derecha de los controles Fecha desde y Fecha hasta): Sirven para seleccionar/quitar la selección de todos los documentos de la lista.
  • Lista de documentos: Cada registro incluye el cuadro de selección, la referencia, el número de documento, la fecha del documento y el destinatario (cliente/proveedor).
  • Opciones de envío: En este bloque puede establecer los parámetros para el envío.
    • Ruta grabación: El documento que se genera se grabará en la carpeta que indique en este punto.
    • Servidor SMTP: Indique aquí la dirección (por ejemplo 213.149.240.3 o mail.winpyme.es o localhost) en la que se encuentra el servidor SMTP que se encargará del envío del mensaje con el documento PDF adjunto. Puede usar un servidor remoto (como smtp.gmail.com) o local (existen servidores SMTP gratuitos que pueden ser instalados en su equipo). Este dato es obligatorio y debe ser conocido por el usuario.
    • SSL: Para indicar si se requiere una comunicación segura o no con el servidor SMTP.
    • Puerto: El puerto a través del que se comunicará su equipo con el servidor. Son habituales el 25 (si no requiere conexión segura) y el 587 (en caso contrario).
    • Usuario: El nombre de usuario que requiere el servidor SMTP.
    • Contraseña: La contraseña que requiere el servidor SMTP.
    • Recordar: Para que se guarde la contraseña para futuras sesiones.
    • Correo electrónico: La dirección de correo electrónico que se usará como remitente. Es habitual que el servidor SMTP (al menos si usa un servidor remoto) exija que sea una dirección en su rango; por ejemplo, si usa el servidor de Terra (smtp.terra.com), será necesario que la dirección de correo electrónico a usar como remitente sea de Terra (usuario@terra.com).
    • Dirección respuesta: Por si desea usar una dirección diferente a la indicada en el campo “Correo electrónico” a la que se enviará el posible mensaje que envíe el destinatario cuando pulse Responder sobre su mensaje.
    • Enviar una copia de cada mensaje a mi correo electrónico: En la dirección especificada en el campo “Correo electrónico” se recibirá una copia del mensaje que se envía a cada destinatario.
  • Enviar: Comienza la generación y envío de documentos.
  • Cerrar: Cierra el diálogo.