Actualización ágil del inventario¶
Tras comprobar la situación de nuestro inventario vemos que existen algunos desajustes con la información registrada en la base de datos. Veamos una forma sencilla de actualizar rápidamente nuestros datos en WinPYME a la situación real en tres pasos:
Exportamos la información de WinPYME a una hoja de Excel.
Editamos el fichero Excel: Indicamos las unidades reales existentes.
Importamos el fichero Excel con la nueva información a WinPYME.
Exportar la información¶
Para exportar la información de WinPYME a una hoja de Excel abrimos la consulta de inventario. Seleccionamos los parámetros deseados y pinchamos en el botón Exportar para acceder a las opciones de exportación. Indicamos entonces la ruta completa del fichero Excel a utilizar.
Edición del fichero Excel¶
El fichero de Excel que se genera tiene información que no nos interesa; podemos eliminar todas las columnas excepto estas tres: ID Producto, Producto0 y Existencias.
A continuación de Existencias añadimos otra columna donde iremos anotando las existencias reales observadas en el almacén (podemos llamarla «Stock Real»).
También nos interesa incluir, antes de la columna «Existencias» (más tarde entenderás por qué antes), otra columna que se actualizará automáticamente con la cantidad que necesitamos añadir a WinPYME para ajustar el stock a la realidad (en la imagen siguiente se identifica con el nombre «Stock Añadir»). Para ello, en la segunda celda de esta última columna mencionada incluimos esta fórmula 1:
=SI(LARGO(D2)>0;E2-D2;E2-0)
=IF(LEN(D2)>0;E2-D2;E2-0)
Situando el puntero del ratón sobre el punto del extremo inferior derecho de la celda C2, extendemos su contenido hasta el final de la lista (Celdas C3, C4, C5, etc.).
Importación a WinPYME¶
Así pues, en total tendremos cinco columnas en el fichero Excel. De ellas, una vez revisado el inventario, nos interesan las tres primeras: La del código del producto, la segunda con la descripción del producto y la que se ha ido actualizando automáticamente con la fórmula indicada más arriba. La idea es copiar el contenido de estas tres columnas y pegarlo en el detalle de un nuevo documento de compras (suponemos que el orden de las columnas del detalle del documento de compras se corresponde con el orden de la hoja de Excel, esto es: ID_Producto, Producto y Cantidad).
Para la importación, creamos, por tanto, un nuevo documento de compras. Ha de ser de un tipo que hayamos configurado para que ajuste el stock de almacén (lo ideal sería crear un tipo de documento específico que podríamos llamar «Actualización Almacén» al que, por supuesto, deberíamos marcar la casilla «Stock«).
Seguidamente, tras haber copiado en el documento de Excel las celdas con datos de las tres primeras columnas, seleccionamos la última fila del detalle del documento de compras y pegamos en ella el contenido del portapapeles.
Ya está. El almacén ahora está actualizado.
Aunque el documento de compras ya cumplió su papel, no debe eliminarse ya que ello provocará que se desajuste nuevamente debido a que los documentos de tipo «Actualización Almacén», al tener marcada la casilla «Stock» en la definición de tipos, actualizan el almacén y, consecuentemente, cualquier cambio en las cantidades de los conceptos afectará al stock. Si quisiera eliminarlo, antes debería desmarcar la casilla «Stock» en la configuración de tipos de documentos de compras.
- 1
La fórmula es sólo una de las dos líneas. La primera línea es la fórmula para MS Office en español. La segunda es para la versión en inglés de MS Office.